Klant krijgt mijn mail niet, of ontvangt hem als spam

Wie zijn schuld is het?

Of een email wel- of niet als spam gezien wordt, hangt van zowel de verzender als ontvanger af. Je kunt dus nooit zeggen aan wie het ligt, als email als spam wordt gezien. 

Wanneer op jullie netwerk de mail niet juist geconfigureerd is, zal de ontvanger de email eerder als spam aanmerken. Dat gedeelte kunnen wij voor je beheren. 

Indien de ontvanger zijn spamfilter te 'scherp' heeft afgesteld, zal bij hem/haar vaker ten onrechte mail als spam worden gezien.

Maar ze hebben mijn mail niet gehad?

Je kunt niet weten wat er gebeurd als email als spam wordt gezien. Soms wordt je email bezorgd in een 'spam' postbus. Soms wordt je email geweigerd en krijg je hem terug. Maar soms wordt je email simpelweg door de ontvanger verwijderd, zonder er verder enige ruchtbaarheid aan te geven. De ontvanger zal simpelweg zeggen dat hij je email nooit ontvangen heeft.

Wat vaak fout gaat

Mail die vaak als spam wordt gezien:

1. Mail verstuurd via diensten voor grote mail-volumes zoals MailChimp of SendGrid.
2. Mail die verstuurd wordt buiten je "officiële" mailsysteem om (een reactieformulier op een website bijvoorbeeld, of email verstuurd door een scanner). Mail kan het beste verstuurd worden via een echte postbus (met gebruikersnaam en wachtwoord) in Office365 of G Suite.
3. Mail verstuurd aan particulieren. Particulieren hebben vaak een Hotmail, KPN, Ziggo, of Gmail-account en dat soort grote mail-systemen zijn agressiever in het bestrijden van spam.

Wat kunnen we eraan doen?

Zorgen dat we zelf geen probleem hebben

Ten eerste moeten we het probleem bij onszelf zoeken. Wordt jullie email regelmatig gezien als spam, meldt het dan bij ons. We kunnen controleren of alle instellingen goed staan.

Wat helpt: Vraag een ontvanger waarbij het mis is gegaan, of hij de headers van de email die ten onrechte als spam werd gezien aan je kan sturen. Stuur die daarna door naar ons. In Outlook kan dit het simpelst door de email die als spam werd gezien te verslepen naar het bureaublad van de computer. En daarna als bijlage naar je toesturen. 

Aan de headers kunnen we zien welk path de mail afgelegd heeft en of tussenliggende systemen problemen hebben geconstateerd.

De ontvanger kan dit doen

De ontvanger kan jullie domein op een whitelist zetten (bijv. @code54.nl). Een whitelist is een lijst van email-adressen, of volledige domeinen, die nooit geblokkeerd moeten worden (het tegenovergestelde is een blacklist: een lijst van adressen die altijd geblokkeerd moet worden).

Normaal gesproken wordt email die op de whitelist staat nooit als spam gezien.
Dit doet hij/zij als volgt:

Gmail

Zoek in je inbox naar een e-mail met als afzender het e-mailadres die je wilt whitelisten.
Sleep deze e-mail naar de Primair tab in je inbox en geef vervolgens aan dat dit bij alle toekomstige e-mails met deze afzender moet gebeuren.

Outlook.com / Hotmail

1. Klik rechtsboven op het tandwieltje en dan op Options
2. Klik aan de linkerkant onder Junk email op Safe senders
3. Voeg het e-mailadres toe die je wilt whitelisten

of

1. Open een email vanuit de spam-folder en klik op Mark as Safe.

Outlook

Zie: Outlook: Ongewenste email (spam) beheren

KPN (kpnmail.nl, kpnplanet.nl, planet.nl, wxs.nl, hetnet.nl, freeler.nl, onsbrabantnet.nl, onsmail.nl, onsneteindhoven.nl, onsnetnuenen.nl, etc..)

Zie: Mail Rejected bij mailen naar KPN