Samenwerken via Teams - Welke methode kies je?

Algemeen

Teams is ideaal voor samenwerking met andere organisaties. Je kunt bijvoorbeeld samen in dezelfde bestanden werken en overleggen via de chat. Er zijn vier manieren om dit te doen: het delen van een bestand, gast-toegang tot een Team, een gedeeld kanaal, of alleen chatten en bellen. Meer technische details vind je hier. Welke kies je?

1. Alleen Chatten en Bellen (External Access)

Met External Access (standaard ingeschakeld en toegestaan) kun je meetings houden met externe bedrijven. Het geeft geen toegang tot bestanden.

Gebruik dit wanneer je geen bestanden hoeft te delen maar wel via chat wilt communiceren met bijvoorbeeld klanten of leveranciers.

2. Delen van een bestand (Shared Folder)

Je kunt bestanden, en zelfs mappen met bestanden, delen met externen. Het maakt niet uit of die externe mensen zelf Teams (of Office) hebben. Ze worden via hun email adres geverifieerd.

Gebruik Specific People wanneer je ad-hoc bestanden wilt delen met een beperkt aantal specifieke mensen. Bijvoorbeeld als je een Excel-bestand met verkoopcijfers wilt delen met de CFO van de holding.

Gebruik Anyone with the link wanneer je ad-hoc bestanden wilt delen met diverse mensen. Bijvoorbeeld als je een Excel-bestand met een prijslijst wilt delen met verschillende klanten.  

Mensen waarmee je bestanden deelt, kunnen dit bestanden toevoegen aan hun eigen OneDrive, zodat ze het makkelijk kunnen terugvinden.

Voor meer informatie, zie: https://support.microsoft.com/en-us/office/external-or-guest-sharing-in-onedrive-sharepoint-and-lists-7aa070b8-d094-4921-9dd9-86392f2a79e7

3. Gast-account in Teams (Guest Account)

Deze optie wordt door ons niet meer geadviseerd, gebruik hiervoor in de plaats een Gedeeld Teams Kanaal (Shared Channel).

Deze optie is wel nog steeds de aanbevolen manier als je een compleet Team (inclusief alle kanalen) wilt delen, of als de externe gebruiker geen School- of Werkaccount heeft.

Om dit toe te staan moeten wij de gebruiker als gast toevoegen aan jullie Office365 omgeving (we maken een guest-account voor de persoon aan in jullie Entra-directory). De gast-gebruiker kan in Teams dan wisselen tussen meerdere organisaties.

4. Gedeeld Teams Kanaal (Shared Channel)

Om dit mogelijk te maken, moeten wij samen met de externe organisatie een zogenaamde Microsoft Entra B2B direct connect koppeling configureren. Als dit gedaan is kunnen gebruikers zelf Teams-kanalen delen tussen die organisaties. Hiervoor is het dan niet meer nodig dat de IT-beheerder gast-accounts aanmaakt.

Het voordeel voor gebruikers (ten opzicht van een Gast-account ) is dat ze niet hoeven te wisselen van organisatie.